El presupuesto financiero de una compañía es un plan que debe organizar las operaciones y recursos necesarios para establecer un objetivo que deseamos alcanzar y definirlo en términos de dinero. Sin embargo, más allá de sólo darle forma a un objetivo, es una herramienta vital para el negocio, porque le permite coordinar, planificar y controlar la gestión del negocio. En la medida que el presupuesto financiero se utilice como una referencia para el desarrollo del negocio, ayuda a anticiparse al futuro para evitar situaciones adversas y tomar medidas o acciones oportunas.

Para que un presupuesto sea completo, debe elaborarse lo que se conoce como un presupuesto maestro, que consiste en incluir todos los departamentos y áreas de negocio, de manera que se pueda tener una visión total de los gastos y ganancia de la empresa. En los siguientes párrafos cubriremos los aspectos más importantes de la construcción de un presupuesto.

¿Que debe contener este presupuesto maestro?

• Presupuesto de Ventas: Es aquel dondese detallan los productos o servicios de la empresa, agrupados por segmentos de negocio, y detallando unidades y precios. Nos permite estimar el volumen de ventas que podemos realizar en un periodo, permitiéndonos conocer la capacidad total de generación de ingresos.
• Costos asociados a las ventas: es el costo de producir, comercializar o prestar un servicio, los cuales se ejecutan durante un período relacionado a las ventas. Determinar el costo de venta es algo sencillo, descontando de valor de venta lo que se invirtió en el producto o servicio ofrecido, sin embargo, mientras más compleja es la generación de ingresos, más complicado es la determinación de costos de venta.
• Gastos operativos: Los gastos operativos son los que nos permiten mantener la actividad diaria de una empresa, pero a diferencia de los costos de venta, estos gastos no suelen estar vinculadas de manera directa con la misma.

Los gastos operativos se distribuyen en gastos administrativos, gastos generales y gastos financieros. Ejemplos de estos son salarios, comisiones de ventas, honorarios profesionales, servicios generales, alquileres, publicidad, seguros, impuestos y gastos bancarios.

Entre los factores importantes a considerar para elaborar el presupuesto de ventas, están estos siguientes puntos:

1. Productos o servicios a vender: Todos aquellos productos y servicios que la empresa espera ofrecer en el período a presupuestar.
2. Que cantidad: Estimación de los volúmenes de productos a vender basado en la demanda del pasado y la proyección histórica en base al comportamiento de las ventas.
3. Nuestros precios: Buscar la relación optima entre volumen-costo-utilidad, evaluando los precios de mercado de los productos o servicios para maximizar el margen.
4. Estrategia de Promoción: esquema que se utilizará para promocionar la venta y distribución de los productos.
5. Segmentos de comercialización: es importante determinar segmentos de negocio y el alcance a nivel de ubicación geográfica, vías de comercialización y tipo de productos del portafolio.
6. Cuáles canales de distribución: Estos deben ser definidos por la empresa con la intención de abarcar la mayor cantidad de consumidores al menor costo posible

Una vez elaborado el presupuesto de venta, nos debemos enfocar en desarrollar de manera detallada cada gasto de la organización. En esta sección es muy importante desarrollar los componentes de manera ordenada, y el mismo no debe superar el margen otorgado por los ingresos. (Margen = Ventas – Costos).

Los gastos varían cada mes, por lo cual debemos tener claridad en nuestro presupuesto de cómo afectan la operatividad y nuestro flujo de caja. En nuestro próximo articulo ampliaremos sobre esta importante herramienta financiera.

Algunos ejemplos de rubros que debe tener en consideración para la elaboración del presupuesto de gastos son:

Luego de realizar todo este ejercicio, tomamos todos los componentes calculados de la operación y calculamos la utilidad o pérdida neta. Esta operación sería:

Ventas – Costos – Gastos = Utilidad o Pérdida neta

Se debe tener presente que el esfuerzo de toda organización debe ser el obtener resultados positivos, aunque invariablemente habrá momentos donde la utilidad no será positiva. Esto se puede dar por estacionalidades de las ventas y gastos, por ejemplo (año escolar, fiestas navideñas, etc), o por el comportamiento normal del ciclo de negocios.

Elaborar un buen presupuesto financiero es de las operaciones más importantes para una empresa, ya que con base en él se podrán tomar decisiones y realizar ajustes oportunos.